Встреча ветеранов была организована Советом Ленинградской  региональной общественной  организации ветеранов (пенсионеров) войны, труда, Вооруженных Сил и правоохранительных органов.

От областной архивной службы на встрече присутствовали  начальник  Архивного управления Ленинградской области Андрей Владимирович  Савченко, руководитель архивной службы МО г. Гатчина  Ирина Петровна  Иванова и начальник отдела комплектования документов и фондов государственного архива Марина Клементьевна Шувалова.

Речь шла о насущных вопросах ветеранских общественных организаций – финансировании, издании альбомов, воспоминаний ветеранов.

 Руководитель Архивного управления Ленинградской области поднял вопрос о сохранении документов, принадлежащих ветеранам и о дальнейшем их использовании в воспитании подрастающего поколения на выставках, в газетных и журнальных статьях, альбомах, в связи с чем предложил передавать на постоянное хранение  фотографии, письма, записки, трудовые книжки, наградные документы, всевозможные записи  в Ленинградский областной архив в г. Выборге и в муниципальный архив г. Гатчины.

Начальник отдела комплектования документов и фондов государственного архива М.К. Шувалова рассказала о наиболее интересных  фондах личного происхождения, которые уже хранятся в архиве, каким образом, и на каких основаниях ветераны могут сдавать свои документы (на условиях договора дарения, где оговариваются все пункты по использованию в дальнейшем данных документов). Также был освещен вопрос использования документов личного происхождения на выставках государственного архива, анонсирована ближайшая выставка по фондам личного происхождения по личным документам семьи краеведа, историка г. Выборга Абакшиной Э.Н., которая откроется 9 октября 2015 года. Отмечена актуальность использования  документов личного происхождения в изданиях документов. В частности, в 2015 году издан подготовленный государственным архивом сборник «Ленинградская область в годы Великой Отечественной войны», по документам 1941-1944 гг., где также были использованы материалы, предоставленные держателями личных фондов.

Начальник архивного отдела администрации Гатчинского муниципального района И.П. Иванова также остановилась на работе Гатчинского муниципального архива с держателями фондов личного происхождения, подробно освятив состав документов личных фондов, и рассказала об активном использовании данных документов в выставочной деятельности архива.